تحریر دفاتر قانونی چیست

تحریر دفاتر قانونی چیست

تحریر دفاتر قانونی از کارهای مستمر و بسیار مهم هر حسابدار ثبت اطلاعات اسناد حسابداری در دفاتر قانونی است. طبق قانون تجارت، حسابدار باید کلیه رویدادهای مالی را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید آنها توسط مقام مسئول، به دفاتر حسابداری منتقل کند. دقت در صحت و درستی موارد درج شده در این دفاتر و اسناد حائز اهمیت است و نباید هیچگونه خطا و اشتباهی در آنها رخ دهد. روش های مختلفی برای تهیه دفاتر قانونی در حسابداری وجود دارد که در ادامه به آنها می پردازیم.

دفاتر حسابداری به طور کلی به دو دسته تقسیم می شوند:

۱- دفاتر رسمی و قانونی: شامل دفتر روزنامه و دفتر کل است.

۲- دفاتر غیررسمی یا کمکی: مهمترین آنها دفتر معین است.

در ادامه، ویژگی های هر یک از دفاتر رسمی حسابداری را بررسی میکنیم.

دفتر روزنامه چیست؟

دفتر روزنامه، دفتری است که کلیه عملیات و معاملات مالی موسسه به ترتیب تاریخ وقوع باید در آن ثبت شود.

دفتر روزنامه دارای ستون هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و بستانکار هر رویداد مالی است. در ستون شرح، نام حسابی که بدهکار یا بستانکار شده به همراه شرح مختصری از رویداد مالی درج می شود. کلیه اسناد حسابداری، به ترتیت تاریخ در دفتر روزنامه وارد می شوند.

دفتر روزنامه خود شامل دو نوع است:

دفتر روزنامه عمومی: کلیه معاملات و رویدادهای مالی در آن ثبت میشود.

دفتر روزنامه اختصاصی: فقط یک نوع خاص از معاملات در آن ثبت میشود. مثل دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه فروش، دفتر روزنامه پرداخت های نقدی و دفتر روزنامه دریافت های نقدی.

دفتر کل چیست؟

دفتر روزنامه با توجه به ماهیتش و شکل ثبت اطلاعات در آن، امکان تهیه صورت های مالی را فراهم نمی کند. مثلا نمی توان از روی آن، مانده یک حساب را در یک مقطع بدست آورد. به همین دلیل در حسابداری، دفتر دیگری به نام دفتر کل تهیه می شود.

تمامی اطلاعات دفتر روزنامه، باید در دفتر کل ثبت شود. در دفتر کل، برای هر حساب، یک صفحه جداگانه در نظر گرفته می شود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب در صفحه مربوط به خودش نوشته می شود. بنابراین دفتر کل، دفتری است که حساب های یک موسسه به تفکیک در آن نگهداری می شود.

کلیه معاملات ثبت شده در دفتر روزنامه باید در هر ماه و یا نهایتا تا پانزدهم ماه بعدی به دفتر کل منتقل شود.

دفتر کل شامل ستون های شماره سند، تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار و مانده است.

مانده گیری در دفتر کل

برای مانده گیری هر حساب کافی است که جمع اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب را از یکدیگر کسر نمایید. به عبارت دیگر مانده حساب در دفتر کل در هر زمان عبارت است از مابه التفاوت جمع اقلام بدهکار و بستانکار ثبت شده در آن حساب تا آن مقطع.

اگر مانده بدهکار بیشتر باشد، ماهیت مانده بدهکار و در غیر اینصورت مانده بستانکار خواهد بود. معمولا در دفتر کل ستونی به نام تشخیص هم وجود دارد که ماهیت مانده حساب به صورت بد (بدهکار ) یا بس (بستانکار) در آن ثبت میشود.

تهیه دفاتر قانونی توسط نرم افزار حسابداری

امروزه, اکثر شرکت ها و موسسات، ثبت اطلاعات و رویدادهای مالی خود را به صورت کامپیوتری و با استفاده از نرم افزار حسابداری انجام میدهند. در این روش، روزانه هر اتفاق مالی، در نرم افزار به عنوان یک سند حسابداری ثبت می شود و از تمامی این اسناد میتوان گزارشات متنوعی را صادر کرد.

همه نرم افزارهای حسابداری، دارای بخش گزارش گیری هستند. در این بخش، بر اساس اطلاعات وارده که همان اسناد حسابداری هستند، انواع مختلفی از گزارش های خروجی تولید میشود. طبیعی است که بخش مهمی از این گزارش ها، گزارش های استاندارد حسابداری و مورد نیاز سازمان هایی مثل دارایی و مالیات و … است. دفاتر روزنامه و کل که دفاتر رسمی و قانونی محسوب میشوند، به همان شکل که در اصول حسابداری آمده است و با ستون هایی که در بالا گفته شد، در نرم افزارهای حسابداری پارمیس طراحی شده اند که کاربران بتوانند گزارشات مورد تایید این سازمان ها را از طریق نرم افزار حسابداری تهیه کنند.

کاربر در هر زمان که لازم باشد، میتواند به راحتی و با زدن یک کلید، دفتر روزنامه یا دفتر کل را تهیه کند و بر اساس آن اطلاعات را در دفاتر قانونی خود ثبت نماید.

علاوه بر آن، نرم افزارهای مورد تایید دارایی، گزارشی به نام سند خلاصه تولید میکنند که در آن خلاصه اسناد یک ماه ارائه می شود. حسابدار میتواند به جای نوشتن روزانه اسناد در دفتر روزنامه از این گزارش استفاده کند و خلاصه اسناد را در دفتر وارد نماید.

دلایل نگهداری دفاتر روزنامه و کل

۱.تهیه اسناد و مدارک مورد نیاز که نشان دهنده افزایش و کاهش و یا مانده حساب در هر زمان می باشد.

۲.تهیه اسناد و مدارکی که بتواند اشتباهاتی مانند دوباره ثبت کردن اقلام بدهکار و بستانکار و یا عمل ثبت نکردن در هر معامله را کاهش دهد.

۳.تهیه اسناد و مدارکی که اطلاعات کاملی از معاملات انجام شده در اختیار بگذارد که شامل موارد زیر می باشد :

تاریخ معامله
مبلغ بدهکار
نام حساب بدهکار
مبلغ بستانکار
نام حساب بستانکار

۴.تهیه اسناد و مدارکی که اطلاعات کاملی در مورد تاریخ معاملات را به طور مرتبی طبقه بندی کرده باشد به گونه ای که اطلاعات هر معامله در هر زمان قابل دسترس باشد.