‎ دفتر کل چیست

دفتر روزنامه

بطور مداوم در طول دوره مالی، معاملات و عملیات مالی موسسات تجزیه و تحلیل و سپس در یک دفتر ثبت اولیه به نام دفتر روزنامه ثبت میشود. تمام اطلاعات لازم برای تجزیه و ثبت معاملات از اسناد و مدارک مثبته استخراج میشود.

دفتر روزنامه انواع متعددی دارد.
دفتر روزنامه ای را که در آن کلیه معاملات و عملیات مالی ثبت می شود دفتر روزنامه عمومی می گویند.
دفتر روزنامه ای که در آن فقط یک نوع خاص از معاملات و عملیات مالی ثبت می گردد دفتر روزنامه اختصاصی خوانده می شود.
مانند دفتر روزنامه فروش – دفتر روزنامه خرید – دفتر روزنامه دریافت های نقدی و دفتر روزنامه پرداخت های نقدی.

دفتر روزنامه عمومی ساده ترین نوع دفتر روزنامه است. این دفتر در واقع دفتر ثبت عملیات روزانه موسسه است
و همانگونه که از اسم آن معلوم است برای ثبت تمام معاملات و عملیات مالی مورد استفاده قرار می گیرد.

شمای کلی دفتر روزنامه:

دفتر روزنامه عمومی معمولا دو ستون مبلغ دارد یکی برای ثبت اقلام بدهکار و دیگری برای ثبت اقلام بستانکار. بعد از وقوع هر معامله اطلاعات مندرج در اسناد مثبته به اجزای بدهکار و بستانکار تجزیه و به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه عمومی ثبت می شود. سال در بالای ستون تاریخ درج می شود بعد از ثبت اولین قلم در دفتر روزنامه نوشتن مجدد سال ضرورتی ندارد مگر اینکه صفحه جدید شروع شود یا سال تغییر کند.

ماه در ستون تاریخ روی اولین خط ماه انجام معامله نوشته می شود بعد از اولین ثبت دفتر روزنامه نوشتن مجدد ماه ضرورتی ندارد مگر اینکه صفحه جدیدی شروع شود و یا ماه تغییر کند .

روز در ستون تاریخ روی اولین خط تاریخ روز انجام معامله نوشته می شود روز انجام هر معامله باید در ستون تاریخ روی خط اول هر ثبت نوشته شود .

نام حساب بدهکار روی اولین خط در ابتدای حاشیه سمت راست ستون شرح نوشته میشود .

مبلغ بدهکار روی همان خطی که نام حساب بدهکار درج شده است در ستون بدهکار نوشته میشود .

نام حساب بستانکار همیشه روی خط زیرین حساب بدهکار نوشته می شود نام حساب بستانکار باید حدود ۲ سانتیمتر از حاشیه سمت راست ستون شرح فاصله داشته باشد .

مبلغ بستانکار روی همان خطی که نام حساب بستانکار درج شده است در ستون بستانکار نوشته میشود

شرح مختصر معامله زیر نام حساب بستانکار از ابتدای حاشیه سمت راست ستون شرح نوشته میشود.

هنگامی که معاملات در دفتر روزنامه عمومی ثبت می شود در ستون عطف چیزی نوشته نمی شود
در تاریخی که اقلام بدهکار و بستانکار به حسابهای مربوط انتقال می یابد شماره این حسابها در ستون
عطف دفتر روزنامه درج می شود تا نشان دهد که اقلام از دفتر روزنامه به حسابهای مربوط انتقال یافته است.
هر معامله ثبت شده در دفتر روزنامه را یک ارتیکل یا یک ثبت روزنامه می گویند.

 

دفتر کل

با اینکه حسابهای T برای آموزش و حل مسائل حسابداری استفاده می شوند
اما نمی توان آن را به عنوان مدرک مالی برای ثبت معاملات و عملیات مالی موسسات ملاک عمل قرار دارد.

در عمل موسسات بجای حسابهای T از فرم چاپی حساب که دارای سر فصل و ستونهای متعددی است استفاده می کنند.
معمولا دفاتری حاوی فرمهای چاپ شده حساب وجود دارد که در اصطلاح به آن دفتر کل می گویند.

مجموعه حسابها را می توان خارج از دفتر کل به شکل کارت یا اوراق آزاد در جزوه دان یا جعبه مخصوصی نگهداری کرد
که این اوراق نیز در حکم دفتر کل است.
در هر حال مجموعه حسابها با هم دفتر کل را تشکیل میدهند. این دفتر مشتمل بر تمام حسابهای یک موسسه است
که در صورتهای مالی منعکس می شود .

شماره گذاری صفحات دفتر کل از عدد یک شروع می شود و به ترتیب ادامه می یابد. برای هر حساب صفحه یا صفحاتی جداگانه در دفتر کل در نظر گرفته می شود. برای مثال ممکن است اولین صفحه دفتر کل به حساب صندوق اختصاص یابد و در این حساب افزایش و کاهش ناشی از معاملاتی که متضمن دریافت یا پرداخت وجه نقد است ثبت شود.

برای حسابهایی نظیر صندوق و بانک که طی سال گردش زیاد تری دارند معمولا بیش از یک صفحه اختصاص می یابد.
بنابراین این دفتر تمام معاملات و عملیات مالی را به منظور تهیه صورتهای مالی طبقه بندی و تلخیص می کند و حاوی اطلاعات با ارزشی نظیر جمع فروش – جمع خرید – موجودی نقدی و جمع هر یک از انواع هزینه در پایان دوره است. حسابهای دفتر کل به ترتیبی که در صورتهای مالی منعکس خواهند شد مرتب میشوند (یعنی دارائیها – بدهیها – درآمدها و هزینه ها )

 

دفتر معین

در برخی از موسسات نگهداری و گزارش اطلاعات تفصیلی یا جزئیات انواع معینی
از معاملات که نمی توانند به سهولت از دفتر کل بدست اید ضرورت دارد.
در این صورت از دفاتری که جنبه کمکی فرعی و تکمیلی دارند استفاده می شود.
اینگونه دفاتر را اصطلاحا دفتر معین می گویند .
برای هر حساب دفتر کل که شامل حسابهای جداکانه متعددی است دفتر معین نگهداری می شود .

برای مثال اگر موسسه ای دارای ده حساب جاری در بانک باشد ممکن است
از دفتر معین بانک استفاده کند که در این صورت حساب بانک در دفتر کل یک حساب کنترل خواهد بود .
به عبارت دیگر وقتی لازم باشد که تعداد زیادی حساب مشابه در دفتر کل افتتاح شود بهتر است
برای تمامی این حسابها یک حساب کنترل در دفتر کل افتتاح و هر یک از این حسابها را به طور جداگانه در دفتر معین نگهداری کرد