شرکت حسابداری دانا محاسب فکور

آیین نامه تحریر دفاتر قانونی ۱۳۹۶

 

آیین نامه مربوط به روش های نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک و نحوه ثبت وقایع مالی و چگونگی تنظیم صورت های مالی نهایی مصوب ۱۰/۱/۱۳۸۲ و اصلاحی آن مصوب ۱۱/۴/۱۳۸۴ موضوع تبصره ۲ ماده ۹۵ اصلاحی مصوب ۲۷/۱۱/۱۳۸۰ قانون مالیات های مستقیم

کلیات آیین نامه:

ماده ۱) مقررات این آئین نامه شامل مؤدیانی است که در موعد مقرر در قانون مالیاتهای مستقیم مصوب ۳/۱۲/۱۳۶۶ و اصلاحیه های بعدی آن، ترازنامه و حساب سود و زیان و یا حسب مورد حساب درآمد و هزینه و حساب سود و زیان خود را با رعایت مقررات مربوط تسلیم می‌نمایند.

تبصره_مؤدیان در انتخاب یکی از رویه های حسابداری براساس استانداردهای پذیرفته شده مجازند و در سال های بعد باید همان رویه را اعمال نمایند. در صورتی که به جهات مشخصی تغییر رویه داده باشند مکلفند اثرات حاصل از تغییر رویه را بر صورتهای مالی مشخص و طی یادداشتی جداگانه پیوست اظهارنامه به اداره امور مالیاتی تسلیم نمایند.

فصل اول

مشخصات دفاتر قانونی:

ماده ۲) دفاتر قانونی مشمول این آئین نامه عبارت است از کلیه دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک یا جدا از یکدیگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) که قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری در آنها، دفاتر روزنامه و کل مطابق مقررات مواد ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت مصوب سال ۱۳۱۱ از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالیاتی ذیربط حسب مورد امضاء، پلمب و ثبت گردیده و به فارسی تحریر شده باشد.

تبصره ۱ ـ اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از پملب دفاتر در مراجع مذکور موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود.

تبصره ۲ ـ نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) ممنوع است.

تبصره ۳ ـ ادارات امور مالیاتی موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمب شده واصله از اداره ثبت اسناد و همچنین فهرست دفاتر مشاغل ثبت و امضاء شده از ناحیه خود را به ادارات امور مالیاتی مربوط ارسال نمایند.

ماده ۳) مودیان مشمول این آئین نامه مکلفند برای هر سال مالی، فقط از دفاتر امضاء، پلمب و ثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند، مگر اینکه در اثناء سال بعلت تمام شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در اینصورت مجاز هستند دفاتر جدید امضاء، پلمب و ثبت نمایند و با رعایت مقررات ماده ۱۶ این آئین نامه ادامه عملیات مالی را در دفاتر جدید ثبت کنند. درج تعداد و مشخصات دفاتر مأخوذه برای استفاده در هر سال مالی، در اظهارنامه مالیاتی مربوط به آن سال الزامی است.

ماده ۴) دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی خود را با رعایت اصول و موازین و استانداردهای پذیرفته شده حسابداری و به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت نمایند.

تبصره ـ نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.

ماده ۵) دفتر کل دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل یا کدگذاری حسابها در صفحات مخصوص آن ثبت می‌شود به ترتیبی که تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه از آن امکان‌پذیر باشد.

ماده ۶) دفتر مشترک روزنامه و کل دفتری است که دارای ستونهائی برای سرفصل حسابهای متفاوت باشد، به طوری که اشخاص حقوقی و حقیقی با ثبت و نگهداری دفتر مذکور بر طبق اصول و ضوابط و استانداردهای حسابداری، بتوانند نتایج عملیات خود را از آن استخراج و حساب سود و زیان و ترازنامه تهیه نمایند.

ماده ۷) دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) دفتری است که حداقل دارای ستون هایی برای درج تاریخ، شرح معاملات؛ درآمد، هزینه و دارائی‌های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت گردد به طوری که در پایان سال تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی مودی و تنظیم حساب سود و زیان از آن امکان پذیر باشد.

فصل دوم

سایر دفاتر، اسناد حسابداری و مدارک حساب:ماده ۸) دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و مجزی ساختن هر یک از حسابهای دفتر کل برحسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود. کارتهای حساب در حکم دفاتر معین است.

ماده ۹) سند حسابداری فرمی است که در آن یک یا چند مورد از معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی به حسابهایی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می‌شود و پس از امضاء مراجع ذیصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر می‌باشد.

ماده ۱۰) مدارک حساب عبارت از مستنداتی است که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و اسناد حسابداری و دفاتر بر مبنای آنها تنظیم و تحریر می‌گردد.

فصل سوم

نحوه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی:

ماده ۱۱) مؤدیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می‌نمایند باید کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مؤدیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) باید هرگونه درآمد و هزینه و خرید و فروش دارائی های قابل استهلاک خود را طبق مقررات این آئین نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حسابها از ماشین های الکترونیکی و کارتهای حساب استفاده شود.

تبصره_ اشتباهات حسابداری در صورتی که بعداً در اثناء عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و بر پایه استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

ماده ۱۲) مؤدیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل می‌توانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه‌های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند. مشروط به اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. در صورتیکه اقلام درآمد و هزینه و خرید و فروش دارائیهای قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشد، مودیان مذکور میبایست پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط را به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی مأموران مالیاتی قابل استفاده باشد نگهداری نمایند.

ماده ۱۳) در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می‌شود، کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل، درآمدها و هزینه‌ها و خرید و فروش دارائیهای قابل استهلاک باید در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.

تبصره ۱ ـ تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تأخیر تحریر شناخته نمی‌شود و هرگاه انجام و ختم این گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تأخیر ثبت تلقی نخواهد شد.

تبصره ۲ ـ تأخیر در تحریر عملیات در صورتی که به منظور سوء‌ استفاده نباشد تا ۱۵ روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیأت ۳ نفری موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیاتهای مستقیم مصوب ۳/۱۲/۶۶ و اصلاحیه های بعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

تبصره ۳ ـ در مواردی که دفاتر موضوع این آئین‌نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف سی روز دفاتر جدید امضاء، پلمب و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تأخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

تبصره ۴ ـ تأخیر ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید‌التأسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود.

ماده ۱۴) کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.

ماده ۱۵) موسساتی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روشهای حسابداری خود خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتیکه دارای دفاتر پلمب شده باشند، لااقل سالی یکبار (تا قبل از بستن حسابها) و در غیر اینصورت ماه به ماه در دفاتر مرکز موسسه ثبت کنند.

ماده ۱۶) امضا و پلمب دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضاء و پلمب هیچگونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تأخیر امضاء پلمب تا حد مجاز مقرر در تبصره‌های ۳ و ۴ ماده ۱۳ این آئین‌نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده ۱۴ این آئین‌نامه در مورد دفتر کل، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

ماده ۱۷) مؤدیانی که از سیستمهای الکترونیکی استفاده می‌نمایند، موظفند حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشینهای الکترونیکی را در دفتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده ۱۴ این آئین نامه به دفتر کل منتقل کنند، علاوه بر این بمنظور تسهیل رسیدگی باید آئین نامه‌ها یا دستورالعملهای کار ماشین و برنامه های آن و نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار مأموران رسیدگی قرار دهند. ضمناً مؤدیان مذکور مکلفند هر سه ماه یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را حداکثر ۱۰ روز پس از پایان سه ماه به اداره امور مالیاتی مربوطه تسلیم نمایند.

فصل چهارم

چگونگی تنظیم صورتهای مالی نهایی:

ماده ۱۸) اشخاص حقوقی و مشمولین بند (الف) ماده ۹۶ قانون مالیاتهای مستقیم مکلفند صورتهای مالی نهایی خود را با رعایت آخرین استاندارد حسابداری اعلامی از طرف مراجع ذیصلاح تهیه و تنظیم نمایند.

تبصره ـ در مواردیکه فرم اظهارنامه تدوین شده توسط سازمان امور مالیاتی کشور که در اختیار مؤدیان گذارده می‌شود، حاوی فرم صورتهای مالی نیز باشد، اشخاص موضوع این ماده با تنظیم و تسلیم این فرمها، ملزم به تسلیم صورتهای مالی جداگانه که خود برای موسسه متبوع تهیه نموده‌اند، نخواهند بود، لیکن می‌توانند بمنظور رفع ابهام احتمالی و یا ارائه اطلاعات بیشتر، علاوه بر تنظیم و تسلیم اظهارنامه مزبور، نسخه‌ای در صورتهای مالی و ضمائم مربوط را نیز همراه اظهارنامه به اداره امور مالیاتی ذیربط تسلیم نمایند.

ماده ۱۹) از اشخاص مشمول بند “ب” ماده ۹۶ قانون مالیاتهای مستقیم، هر یک که در امور تولید و خرید و فروش کالا فعالیت ندارد و فعالیت آنها بطور مشخص محدود به دریافت بهای خدمات و پرداخت هزینه‌ها است، بایستی صورت خلاصه درآمدها و هزینه‌ها را حتی المقدور با تفکیک انواع آنها تهیه و سایر اشخاص موضوع آن بند مکلفند صورت حساب سود و زیان خود را (با ابراز موجودیها، خرید، فروش و غیره) برابر رویه‌های متداول در امر حسابداری تنظیم نمایند.

تبصره ـ چنانچه فرم اظهارنامه تدوین شده توسط سازمان امور مالیاتی کشور که در اختیار مودیان گذارده می‌شود، از حیث لزوم ارائه اطلاعات مذکور در این ماده، کفایت امر را بنماید، مودیان مزبور ملزم به تهیه و تسلیم صورتهای جداگانه نخواهند بود، لیکن می‌توانند بمنظور رفع ابهام احتمالی و یا ارائه اطلاعات بیشتر، علاوه بر اظهارنامه نسخه‌ای از حساب درآمد و هزینه و یا حساب سود و زیان خود را نیز که بشرح فوق تنظیم نموده‌اند، بانضمام سایر یادداشتها و مدارک موجود همراه اظهارنامه به اداره امور مالیاتی ذیربط تسلیم نمایند.

فصل پنجم

موارد رد دفاتر:

ماده ۲۰) تخلف از تکالیف مقرر در این آئین‌نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می باشد:

۱- در صورتی که دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمب خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.

۲- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.

۳- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه.

۴- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت (آرتیکل) بین سطور.

۵- تراشیدن، پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء‌استفاده.

۶- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل بمنظور سوء‌ استفاده.

۷- بستانکار شدن حسابهای نقدی و بانکی، مگر اینکه حسابهای بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکار شدن حسابهای بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تأخر ثبت حسابها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نیست.

۸- تأخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مقرر در تبصره‌های ۲ و ۳ و ۴ ماده ۱۳ و تأخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مقرر در ماده ۱۴ و تأخیر تحریر زاید بر حد مقرر در ماده ۱۷ این آئین نامه.

۹- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده ۱۵ این آئین‌نامه

۱۰- اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۱ این آئین‌نامه اقدام نشده باشد.

۱۱- در صورتیکه مؤدیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده ۱۶۹ قانون مالیاتهای مستقیم استفاده ننمایند.

۱۲- عدم ارائه آئین‌نامه‌ها یا دستورالعملهای کار ماشین و برنامه‌های آن و نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده و همچنین عدم تسلیم خلاصه عملیات موضوع ماده ۱۷ این آئین‌نامه در مهلت مقرر در آن ماده در مورد اشخاصی که از سیستمهای الکترونیکی استفاده می‌نمایند.

۱۳- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمب شده (ولو نانویس)

۱۴- استفاده از دفاتر ثبت و پلمب شده سالهای قبل (با توجه به مقررات ماده ۳ این آئین‌نامه)

۱۵- عدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سیستمهای الکترونیکی، در مورد اشخاصی که از سیستمهای مذکور استفاده می نمایند.

۱۶- ثبت هزینه‌ها و درآمدها و هر نوع اعمال و اقلام مالی غیرواقع در دفاتر بشرط احراز (توضیح آنکه ثبت هزینه‌هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می‌شود، بمنزله ثبت هزینه‌های غیرواقعی تلقی نمی‌شود.)

تبصره ـ در مورد بند ۶ این ماده چنانچه سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی‌آورد.

ماده ۲۱) هیأت سه نفری حسابرسان موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیاتهای مستقیم، در مواردیکه با توجه به دلایل توجیهی مؤدی و نحوه تحریر دفاتر و رعایت استانداردهای حسابداری و درجه اهمیت ایرادات مطروحه از سوی اداره امور مالیاتی و رعایت واقعیت امر، احراز نمایند که ایرادات مزبور به اعتبار دفاتر خللی وارد نمی‌نماید، می‌توانند نظر خود را مبنی بر قبولی دفاتر و اسناد و مدارک اعلام نمایند.

این آئین‌‌ نامه در اجرای تبصره (۲) ماده ۹۵ قانون مالیاتهای مستقیم مصوب ۱۳۸۰ به پیشنهاد شماره ۳۸۴/۲۹-۲۱۱ تاریخ دهم فروردین ۸۲ سازمان امور مالیاتی کشور در پنج فصل و بیست و یک ماده و دوازده تبصره در تاریخ ۱۰/۱/۸۲ به تصویب وزیر امور اقتصادی و دارائی رسید و مقررات آن از اول فروردین سال ۱۳۸۲ لازم الاجرا بوده و نسبت به اشخاص حقوقی که سال مالی آنها با سال شمسی منطبق نباشد، در مورد سال مالی که از ۱/۱/۸۲ به بعد آغاز می‌گردد جاری بوده و نسبت به سال مالی قبل از آن، مفاد آئین‌نامه قبلی مجری می‌باشد.

این آئین نامه پس از بازنگری، اصلاح و اضافه شدن یک تبصره به ماده ۲۰ آن، به سیزده تبصره افزایش و طی شماره ۱۳۵۹۳ مورخ ۱۳۸۴/۴/۱۱ به تصویب وزیر محترم امور اقتصادی و دارایی رسیده است. ضمناً، با عنایت به مفاد بخشنامه‌های شماره ۱۰۵۷۹/۱۴۸۳-۲۱۱ مورخ ۶/۶/۱۳۸۴ و شماره ۱۲۷۲۶/۲۶۴۲-۲۱۱ مورخ ۱۶/۷/۱۳۸۴ اقدامات انجام شده بر اساس آئین‌نامه قبلی موضوع بخشنامه شماره ۱۱۸/۱۴۸-۲۱۱ مورخ ۱۸/۱/۱۳۸۲ تا تاریخ لازم الاجرا شدن این اصلاحیه (۱۱/۷/۱۳۸۴) حسب مورد معتبر می باشد.